La fórmula
utilización = horas productivas ÷ capacidad total
Qué significa
La capacidad es sencilla: personas por horas por semanas trabajadas. Lo que casi nunca se calcula es qué parte de esas horas acaba siendo trabajo productivo, porque las reuniones, la formación, la administración y las bajas se dan por supuestas y no se restan de ninguna cuenta. Al hacerlo aparece la diferencia entre lo que un equipo puede hacer sobre el papel y lo que hace.
Cómo calcularlo a mano
- Multiplica personas por horas semanales y por semanas trabajadas
- Suma las horas anuales de reuniones, gestión, formación y bajas
- Réstalas de la capacidad: eso son las horas productivas
- Divide entre la capacidad para la utilización
Lo que conviene saber
El cien por cien de utilización no es un objetivo, es una señal de alarma. Un equipo sin holgura no absorbe un imprevisto, no forma a nadie y no mejora nada, así que el primer problema que aparece se come el plan entero. Las consultoras suelen moverse entre el 70 y el 85 %, y por encima de ahí el margen desaparece. También conviene mirar la cifra por persona y semana: «treinta y tres horas productivas de cuarenta» se entiende mucho mejor que un porcentaje.